如何做岗位分析？新手如何做岗位分析步骤方法工具

岗位分析是人力资源管理的基础性工作，它通过系统收集、分析与特定岗位相关的信息，明确岗位的职责、任务、权限、任职资格以及工作环境等要素，为招聘、培训、绩效管理、薪酬设计等提供科学依据，有效的岗位分析能够帮助企业优化组织架构、提升人岗匹配度、激发员工潜能，从而实现组织目标与个人发展的双赢，如何系统、规范地开展岗位分析呢？以下从准备阶段、实施阶段、分析阶段和应用阶段四个维度进行详细阐述。

准备阶段：明确目标与组建团队

岗位分析的第一步是做好充分的前期准备，确保工作方向清晰、资源到位。

明确岗位分析的目的

不同企业开展岗位分析的侧重点可能不同，需先明确目标，是为了优化招聘标准（明确任职资格）、设计薪酬体系（评估岗位价值），还是为了梳理业务流程（识别岗位职责与权限），目的不同，后续的信息收集方法和分析重点也会有所差异。

制定详细的工作计划

计划应包括分析的范围（全公司或特定部门）、时间节点、人员分工、预算及预期成果，若计划分析某技术部门的10个岗位，需明确每个岗位的分析周期、访谈对象、问卷发放时间等，避免工作无序推进。

组建分析团队与培训

岗位分析通常由人力资源部门主导，但需要业务部门深度参与，团队应包括HR专业人员（熟悉分析工具和方法）、直线经理（了解岗位实际工作内容）以及资深员工（提供一线操作经验），需对团队成员进行培训，统一对岗位分析目标、流程和工具的认知，确保数据收集的一致性。

准备分析工具

根据分析目的选择合适的工具，如访谈提纲、问卷调查表、观察记录表、岗位说明书模板等，若需深入了解岗位细节，可设计结构化访谈提纲；若需大规模收集数据，则可使用标准化的问卷。

实施阶段：多渠道收集岗位信息

信息收集是岗位分析的核心环节，需确保数据的全面性、准确性和客观性，常用的方法包括：

访谈法

访谈是与岗位相关人员直接沟通的有效方式，适用于对复杂岗位或高层级岗位的分析，访谈对象包括岗位任职者、直接上级、关联岗位同事等，访谈前需提前准备提纲，明确问题方向（如“请描述您一天的工作流程”“该岗位遇到的最复杂问题是什么”“任职需要具备哪些核心能力”），访谈中注意倾听、追问细节，并做好记录，对“市场专员”岗位进行访谈时，需了解其日常推广活动策划、执行流程、跨部门协作方式等具体工作内容。

问卷调查法

问卷法适用于大规模岗位分析，可高效收集标准化数据，问卷内容应涵盖岗位职责、任务频率、所需技能、工作环境、考核指标等维度，设计问卷时需注意问题清晰、选项互斥，并采用匿名方式以提高填写真实性，可采用“重要性评分表”（1-5分评估各项技能的重要性）或“频率判断题”（如“每周需独立完成多少次活动策划”）。

观察法

通过直接观察员工的工作过程，了解其实际操作流程、行为动作和工作环境，观察法适用于操作性岗位（如生产工人、客服人员）或需验证访谈和问卷数据的岗位，观察时需避免干扰正常工作，可结合视频记录或工作日志辅助分析，观察“仓库管理员”的货物入库流程，记录其清点、登记、存储等环节的具体动作和时间消耗。

工作日志法

要求任职者在规定时间内（如1-2周）详细记录每天的工作内容、耗时、遇到的问题及解决方法，此方法能真实反映岗位的日常工作和时间分配，但需注意员工可能存在记录不完整或刻意美化的情况，需与其他方法结合验证。

分析阶段：整理信息与提炼核心要素

收集到的信息需经过系统整理与分析，转化为清晰的岗位描述，核心步骤包括：

信息整理与审核

对访谈记录、问卷数据、观察日志等原始资料进行分类汇总，剔除冗余信息，确保数据的一致性和准确性，若多个任职者均提到“每月需提交销售数据报表”，则可确认为核心职责之一。

提炼岗位职责与任务

采用“动词+任务+目标”的格式描述岗位职责，明确每项任务的具体内容和目标。“市场专员”的职责可提炼为：“独立策划线上线下推广活动（任务），提升品牌曝光度与用户转化率（目标）”，需区分核心职责（高频、对岗位价值影响大）和次要职责（低频、辅助性工作）。

明确任职资格要求

任职资格包括“硬性条件”和“软性能力”，硬性条件如学历、专业、工作经验、资格证书等；软性能力如沟通能力、抗压能力、问题解决能力等，需结合岗位实际需求，避免过度拔高或降低标准。“财务经理”岗位通常需要求本科及以上学历、5年以上财务工作经验，并具备中级会计师及以上职称。

评估岗位价值与权限

岗位价值评估需考虑岗位对企业的贡献度、责任大小、工作难度、工作环境等因素，为薪酬设计提供依据，需明确岗位的权限范围，如决策权（如是否可独立审批小额费用）、建议权（如对部门人员配置的建议）、资源调配权等，避免权责不对等。

应用阶段：输出成果与持续优化

岗位分析的最终成果是形成规范的岗位说明书，并将其应用于人力资源管理的各项实践。

撰写岗位说明书

岗位说明书是岗位分析的核心输出，通常包括岗位基本信息（名称、所属部门、汇报关系）、岗位目标、主要职责与任务、任职资格、工作关系、考核指标、工作环境等要素，撰写时需语言简洁、表述清晰，避免歧义，某公司“人力资源专员”岗位说明书中的“职责”部分可表述为：“负责员工招聘信息发布、简历筛选、面试安排，确保招聘按时完成；办理员工入职、离职、转正等手续，维护人事档案的完整性与准确性”。

应用于人力资源实践

招聘与配置：根据任职资格明确招聘标准，筛选合适人才；

培训与发展：基于岗位能力差距设计培训计划，提升员工技能；

绩效管理：依据岗位职责设定考核指标，确保评价公平；

薪酬管理：通过岗位价值评估确定薪酬等级，实现内部公平。

定期更新与维护

随着企业战略调整、业务流程优化或技术升级，岗位内容可能发生变化，需定期（如每年一次）回顾岗位说明书，及时更新职责、任职资格等信息，确保其与实际工作匹配。