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Excel加密教學總覽Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）Windows版Excel加密教學Mac版Excel加密教學保護工作表、保護工作簿與檔案加密的差異密碼管理與安全性建議進階加密需求與第三方工具常見問題（FAQ）Excel加密後忘記密碼怎麼辦？如何移除Excel檔案密碼？加密後的Excel檔案可以共用給他人嗎？Excel加密是否絕對安全？為什麼加密選項無法使用？結語與行動建議

Excel加密教學總覽

Excel檔案常用於儲存敏感數據、財務報表、客戶資料等重要資訊，若未妥善加密，極易造成資料外洩風險。無論是個人工作者、團隊協作，或企業內部管理，學會正確的Excel加密方法，都是保障資訊安全的關鍵。以下將依據不同版本、實際應用情境，帶你深入掌握Excel加密的完整流程與最佳實踐。

Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）

Windows版Excel加密教學

開啟欲加密的Excel檔案

啟動Excel，開啟需要加密的檔案。

進入檔案選單

點選左上角「檔案」，進入後台選單。

選擇「另存新檔」

點選「另存新檔」，選擇儲存位置與檔案名稱。

設定加密密碼

在另存新檔視窗下方，點選「工具」→「一般選項」。

開啟檔案密碼：輸入密碼後，開啟檔案時必須輸入正確密碼。

修訂檔案密碼：僅允許特定人員修改檔案內容。

確認密碼

系統會要求再次輸入密碼以確認，請務必輸入一致。

儲存加密檔案

點擊「儲存」，完成加密。此時檔案已受密碼保護。

產業應用情境：

財務部門常以Excel記錄預算、薪資等敏感數據，透過檔案加密，能有效防止未授權人員存取。

常見錯誤：

– 密碼設置過於簡單（如1234），易被破解。

– 忘記密碼，導致檔案永久無法開啟。

Mac版Excel加密教學

開啟Excel檔案，點選「檔案」→「密碼」。

選擇「設定開啟密碼」或「設定修改密碼」。

輸入並確認密碼，儲存檔案。

注意：

Mac版Excel部分舊版功能略有不同，若找不到密碼設定選項，建議更新至最新版本。

保護工作表、保護工作簿與檔案加密的差異

Excel提供多種保護功能，適用於不同需求。以下表格比較三種常見方式：

保護方式

主要功能

適用情境

限制說明

檔案加密

開啟/修改檔案需密碼

檔案含敏感資料需嚴格控管

密碼遺失無法找回

保護工作表

限制單一工作表的編輯、格式變更

只需保護部分資料

無法防止檔案被開啟

保護工作簿

限制整本活頁簿的結構變更（如新增刪除工作表）

管理多人協作時防止結構被改

內容仍可被檢視

案例說明：

– 團隊協作時，僅需防止同事誤刪工作表，適合用「保護工作簿」。

– 若需防止外部人員開啟檔案，務必使用「檔案加密」。

密碼管理與安全性建議

密碼強度建議：

建議設置8位以上、包含大小寫字母、數字與符號的複雜密碼。例如：P@ssw0rd!23

密碼管理工具：

使用專業密碼管理工具可協助安全儲存與管理多組密碼，避免遺失。

遺失密碼風險：

Excel加密屬於高強度保護，密碼遺失後無法透過官方方式找回，建議備份密碼於安全處。

資訊安全提醒：

不建議將密碼透過Email、即時通訊等不安全方式傳遞，避免資料外洩。

進階加密需求與第三方工具

若Excel內建加密功能無法滿足需求（如需批次加密、簽署、雲端協作），可考慮下列工具：

pdfFiller

適合將Excel轉為PDF後進行加密、權限設定與電子簽署，常用於對外發送報表、合約等。

SignNow

支援文件加密與電子簽名，適合需要法律效力的文件流程。

Monday.com

團隊協作平台，支援權限控管與檔案安全管理，適合多部門協作時集中管理Excel等檔案。

應用情境：

– 企業需將財務報表加密後發送給外部審計單位，可先轉為PDF並用pdfFiller加密。

– 需多人審核與簽署的Excel文件，可結合SignNow進行流程管理。

常見問題（FAQ）

Excel加密後忘記密碼怎麼辦？

目前Excel官方不提供密碼找回功能，建議事先妥善記錄密碼。若遺失密碼，檔案將無法開啟。

如何移除Excel檔案密碼？

開啟已加密檔案後，重複加密步驟，將密碼欄位留空並儲存，即可移除密碼。

加密後的Excel檔案可以共用給他人嗎？

可以，但對方必須取得正確密碼才能開啟檔案。建議透過安全管道傳遞密碼。

Excel加密是否絕對安全？

Excel加密屬於高強度保護，但仍建議搭配企業級安全措施與密碼管理工具，提升整體資訊安全。

為什麼加密選項無法使用？

可能是檔案格式不支援（如CSV）、或權限不足。請確認檔案為.xlsx格式，並有完整存取權限。

結語與行動建議

正確運用Excel加密與保護功能，能大幅提升資料安全，降低資訊外洩風險。無論是個人、團隊還是企業，建議搭配密碼管理工具與進階文件管理平台（如Monday.com、pdfFiller等），打造更完善的數位安全防線。立即檢查並強化你的Excel檔案安全，讓工作更安心高效。